台風でサロンを臨時休業する連絡手順｜当日の予約客への振替案内
台風でサロンを臨時休業するとき、当日の予約客への連絡と振替をどう出すか
サロンが台風で臨時休業するときの連絡と振替の手順をまとめました。大雪や大雨で急に店を閉めると決めた日にも、そのまま使えます。前もって計画して休む場合ではなく、前日から当日にかけて判断する突発の臨時休業に絞った内容です。この記事でわかることは3つです。（1）休むかどうかを何を材料に決めるか、（2）当日の予約客に何時までに・どの順番で連絡するか、（3）振替をその場で出すための文例です。
結論：勝負は「お客様が家を出る前に届くか」の一点
先に答えをお伝えします。悪天候の臨時休業でうまくいくかどうかは、次の3つで決まります。
- 休むと決める条件を、天気が荒れる前に自分の言葉で決めておく。当日の気分や、朝の空模様だけで決めない。
- 決める時刻を「前日の仮決め」「当日の最終決定」の2段階で先に置く。唯一の締切は、お客様が支度を始めて家を出る前に連絡が届くかどうかです。
- 連絡と振替候補を1通にまとめて出す。「また改めてご連絡します」で切ると、お客様は次の予定を立てられず、そのまま来店が空きます。
この3つは、紙の予約台帳とスマホだけでも実行できます。道具の話ではなく、決め事の話です。順に見ていきます。
当日にバタつくのは、判断そのものではなく「締切がない」から
台風の朝に慌てるオーナーは多いのですが、原因は「判断が難しいから」ではありません。いつまでに決めるかを決めていないからです。
天気は刻々と変わります。予報が外れることも、思ったより早く荒れることもあります。だから直前まで様子を見たくなる——これは自然な感覚です。問題は、様子を見ているうちに時間だけが進み、気づいたときにはお客様がもう電車に乗っている、という状態になることです。
もう1つの落とし穴が、連絡の順番を決めていないことです。予約リストを上から順に連絡すると、11時のお客様に先に届いて、9時半のお客様には間に合わない、ということが起きます。連絡すべきは早い時刻の人からです。
そしてもう1つ。休業の連絡だけを送って振替の話を後回しにすると、その予約はほぼ空席になります。悪天候そのものは防げませんが、空席になるかどうかは連絡の出し方で変わります。
休むと決める条件を、天気が荒れる前に作っておく
まず、当日に迷わないための下ごしらえです。次の3つの材料を並べて、「この状態なら閉める」を自店の言葉で書いておきます。
- 警報の種類と、自店の市区町村に出ているかどうか。
- 自分とお客様の移動手段が止まるかどうか。電車で来るお客様が多いのか、徒歩や自転車の常連が中心なのか。
- 交通機関の計画運休の発表。沿線の駅を使うお客様がいるなら、路線ごとの発表が判断材料になります。
大事なのは、正解の基準は業態と立地で逆になるという点です。徒歩圏の常連が中心の住宅街の店と、ターミナル駅から来るお客様が多い店では、同じ暴風警報でも判断が変わります。だからここでは「暴風警報が出たら閉める」といった一律の答えは示しません。上の3つを見て、自分の店の場合はどうか、を先に決めておく——それが目的です。
書き方は難しく考えなくてかまいません。「◯◯線が止まったら閉める」「自分が自転車で来られない天気なら閉める」といった、自分だけがわかる言葉で十分です。荒天の朝に読み返せる場所に置いておきます。
気象庁の警報と、鉄道の計画運休を「判断材料」として読む
判断軸を作るときの土台になる、公的な情報の読み方を整理します。ここは自己流で覚えるより、一次情報を一度確認しておくほうが確実です。
警報は原則として市区町村ごとに出ます。 気象庁は、河川氾濫以外に関する気象警報・注意報を「原則として個別の市町村を発表区域として」発表しています（河川氾濫に関するものは河川予報区単位）。市町村長の避難指示の判断や、住民の避難行動をきめ細かく支援するため、という理由です（気象庁「気象警報・注意報」）。つまり、テレビで「関東地方に」と言われた情報ではなく、自店の市区町村に何が出ているかを見るのが実務です。隣の市に出ていて自分の市には出ていない、という状況は普通に起きます。
警報の名前は2026年5月末から変わりました。 防災気象情報の体系が整理され、大雨・土砂災害・高潮・河川氾濫に関するものは情報名に警戒レベルの数字が入り、レベル4にあたる「危険警報」が新設されています。一方で、暴風・大雪・暴風雪・波浪に関する警報は、数字の付かない名称のまま残っています（2026年7月時点。最新の区分は気象庁「気象警報・注意報の種類」で確認できます）。台風や大雪でサロンが見るのは、多くの場合この後者のグループです。名称が変わった直後なので、スタッフや家族と話すときは「どの警報のことか」を取り違えないようにしておくと安全です。
鉄道の計画運休には、発表のタイムラインがあります。 国土交通省は、鉄道各社が参照するモデルケースとして、台風の進路予報円が沿線を通過する可能性がある段階（例として48時間前）に「計画運休の可能性」を情報提供し、可能性が高いとの予報が出た段階（例として24時間前）に「当該日の運転計画の詳細」を情報提供する、という流れを示しています。当日には当日の運転計画が、台風の通過後には翌日以降の運転再開見込みが、随時更新で出されます（国土交通省「計画運休・運転再開時における情報提供タイムラインのモデルケース」／報道発表）。
このモデルケースはあくまで目安で、実際のタイミングは事業者や路線、その時の状況によって変わります。ただ、「前日のうちに、翌日の運転計画のかなり具体的な情報が出ている場合がある」と知っておくだけで、店の判断は前倒しできます。当日の朝を待たずに、前日の夕方には材料が揃っていることが多いのです。
決める時刻を「前日」と「当日」の2段階に分ける
材料の出方が分かったら、決める時刻を2つ置きます。
（1）前日の仮決め。 前日の夕方に、翌日を「営業」「短縮」「休業」のどれで見ているかを仮に決めます。この時点で沿線の運転計画の情報が出ていれば、判断はかなり固まります。仮決めした内容は、店のSNSやアカウントで先に一言告知しておきます。「明日は台風の状況を見て、朝◯時までに営業の可否をお知らせします」と出しておくだけで、お客様の問い合わせは減ります。
（2）当日の最終決定。 何時に決めるかは、逆算で置きます。その日いちばん早い予約のお客様が家を出る時刻から、支度の時間を引いた時刻が締切です。10時の予約で、片道30分、支度に30分かかるお客様なら、遅くとも朝8時台には決着させたいことになります。営業時間の何時間前、と一律に決めるより、この逆算のほうが実態に合います。
この2段階を先に置いておくと、当日は「決めるかどうか」ではなく「決まっている時刻に決める」だけになります。荒天の朝にいちばん消耗するのは判断そのものではなく、判断を先延ばしにしている時間だからです。
当日の予約客に連絡する順番と手段
決めたら、連絡です。順番と手段には型があります。
順番は、来店時刻が早い人から。 予約リストの上から順ではありません。9時の人と17時の人では、猶予がまったく違います。早い時刻の人から順に、1件ずつ確実に送ります。
手段は、その人と普段つながっている経路で。 一斉に同じ方法で送るのではなく、電話でしかやり取りしたことのない常連には電話を、メッセージが速い人にはメッセージを使います。「いつもの経路」がいちばん届きます。悪天候の朝は相手も慌ただしいので、届いてから読まれるまでの時間も含めて考えます。
連絡がつかない人には、時間差で別の経路を足します。 1度目で反応がなければ、しばらく置いて別の手段（電話→メッセージ、メッセージ→電話）で追いかけます。留守番電話やメッセージには、休業の事実と、折り返し不要である旨、振替の候補を残しておきます。それでもつかまらない場合に備えて、来店される可能性を想定した対応（店の入口に掲示を出す、来店時刻の前後に店の前まで出られるようにしておく）まで決めておくと、行き違いのダメージが小さくなります。
なお、店の全体告知（SNSや公式アカウントでの発信）と、予約が入っている個々のお客様への連絡は、別の作業として分けて考えます。全体告知は「知らせる」もの、個別連絡は「振替まで確定させる」ものです。全体告知を出したから個別連絡を省略する、という運びにすると、予約客が置き去りになります。
普段からお客様との連絡経路が電話に偏っていて負担が大きい場合は、予約サイトがあるのに電話予約が減らない理由｜電話対応を減らす導線設計もあわせてご覧ください。
振替は「候補日時を添えて」その場で出す
臨時休業の連絡でいちばん差が出るのがここです。
連絡と同時に、振替の候補日時を2〜3個、具体的な日付と時刻で添えます。「空いている日をお知らせください」ではなく、「◯月◯日（◯）14時／◯月◯日（◯）11時／◯月◯日（◯）16時のいずれかはいかがでしょうか」の形です。お客様は選ぶだけで済み、往復のやり取りが1回減ります。
振替を受ける枠を、どこに空けておくかも先に決めます。 休業明けの数日は、ネット予約の新規受付を絞っておき、振替のための余白を確保する——これが基本形です。休業日の予約がまるごと後ろにずれてくるので、翌日以降を通常どおり満枠にしていると、振替を入れる場所がありません。休業を決めた時点で、翌日以降の空きをどう扱うかまでを1セットで判断します。
「また改めてご連絡します」で終わらせない。 これがいちばん多い取りこぼしです。改めて連絡する頃には、お客様の予定は別のもので埋まっています。候補を出すのは、こちらの都合を押しつけるためではなく、お客様が判断を1回で終えられるようにするためです。
天災のときのキャンセル料は、平時に決めて掲示しておく
悪天候の日には、キャンセル料をどう扱うかという話がついて回ります。
ここで大切なのは、天災のときにキャンセル料を取れるか取れないかには、状況によらない一律の答えがあるわけではないという点です。契約の内容、事前の告知、その日の具体的な事情によって変わります。だからこそ、荒天の当日に考えるのではなく、平時のうちに自店のポリシーとして決めて、書いて掲示しておきます。
決めておきたいのは次の3点です。
- 店の判断で休業した場合の扱い。この場合はキャンセル料をいただかない、とする店が多いようです。
- お客様の判断で来店を取りやめた場合の扱い。警報が出ている・交通機関が止まっているといった状況をどう扱うか、線引きを決めておきます。
- 振替の期限。「◯週間以内であれば同条件で振替」など、いつまで有効かを決めておくと、後で揉めません。
決めた内容は、予約時に見える場所（予約ページ、確認の案内文、店内の掲示）に置いておきます。キャンセルポリシーそのものの作り方は、個人サロンの無断キャンセル対策｜リマインドと文例で防ぐで詳しく扱っています。
そのまま使える連絡文例3パターン
コピーして使える文例です。◯の部分を自店の情報に差し替えてください。
① 前日に休業を決めたときの一斉告知
【◯月◯日（◯）臨時休業のお知らせ】
台風◯号の接近に伴い、◯月◯日（◯）は終日臨時休業とさせていただきます。
当日ご予約をいただいているお客様には、この後個別にご連絡を差し上げます。
振替のご案内もあわせてお送りしますので、少々お待ちください。
◯月◯日（◯）は通常どおり営業の予定です。
急なご案内となり申し訳ございません。② 当日の朝に個別連絡する（振替候補つき）
◯◯様
おはようございます。◯◯（店名）です。
本日◯時からのご予約についてご連絡です。
台風の影響により、本日は終日臨時休業とさせていただくことになりました。
急なご連絡となり申し訳ございません。
振替のご希望として、下記のいずれかはいかがでしょうか。
・◯月◯日（◯）14:00〜
・◯月◯日（◯）11:00〜
・◯月◯日（◯）16:00〜
ご都合が合わない場合は、ご希望の曜日と時間帯をお知らせください。
改めて空き時間をご案内します。
キャンセル料はいただきません。
どうぞ安全を優先してお過ごしください。③ 営業はするが早じまいする場合
【本日の営業時間変更のお知らせ】
本日は天候の悪化が見込まれるため、◯時をもって閉店いたします。
◯時以降にご予約をいただいているお客様には、
個別に振替のご相談をお送りしています。
◯時より前のご予約は通常どおり承ります。
ご来店の際は、無理のない範囲でお気をつけてお越しください。②の文には、休業の事実・お詫び・振替候補・キャンセル料の扱い・安全への配慮が1通に収まっています。荒天の朝に文面を考える余裕はないので、この形をメモアプリに入れておき、その場で日付だけ差し替えて送れるようにしておきます。
台風の接近時、休むかどうかを直前まで決めていなかったオーナーの声
ここで、実際にお話を伺ったサロンの声を紹介します。掲載にあたっては、特定できない形に匿名化しています（出所は記事末尾に記載しています）。
オーナーのAさん（仮名）は、台風が接近していた週に、その週の予定を組み直しながら、台風の状況を少し見たうえで、たぶん休むことになりそうだ、という見通しを話していました。開けるか閉めるかを、直前まで見て決めている状態です。
この判断の仕方そのものは、まったく普通のことだと思います。予報は動きますし、早々に休業を決めて何事もなく晴れた、という日もあります。直前まで様子を見るのは、むしろ現実的です。
注目したいのは、「様子を見る」と「いつまでに決めるか」は別の話だという点です。様子を見ること自体が問題なのではなく、様子を見たまま締切がないと、お客様への連絡が間に合わなくなります。逆に言えば、「前日の夕方に仮決め・当日◯時に最終決定」という2つの時刻さえ先に置いておけば、直前まで様子を見る運びのままで、連絡は間に合います。この記事で時刻の話を先に置いたのは、そのためです。
「休むと決める基準」を先に決めておく、という考え方
もう一段だけ、現場で役に立つ見方をお伝えします。
荒天の日に判断を誤りやすいのは、その日の自分がいちばん判断に向いていない状態にあるからです。朝から予報を追いかけ、お客様からの問い合わせに答え、外の音を気にしながら、店を閉めるかどうかという売上に直結する判断を下す。これは冷静な条件ではありません。だから、判断そのものを当日の自分に委ねない、という設計にします。
具体的には、天気が穏やかな日に「この条件なら閉める」を1行だけ書いておきます。台風が来てから考えるのではなく、来ていないときに考えておく。当日の自分の仕事は、判断ではなく照合に変わります。「今日はこの条件に当てはまるか、当てはまらないか」だけを見て、当てはまれば決める。これなら30秒で終わります。
もう1つ。休業を決めるときに、無意識に天秤にかけているのは「今日の売上」と「お客様の安全」です。ここを毎回その場で天秤にかけていると、判断はぶれます。先に基準を書くという行為は、実は「この条件のときは売上より安全を取る」と平時の自分が決めておくことでもあります。荒天の朝の自分は、その決定を実行するだけでよくなります。
よくある失敗とNG
臨時休業の場面でつまずきやすい点を挙げます。
- 予約リストの上から順に連絡する。来店時刻が早い人から連絡します。上から順だと、いちばん間に合わせたい人に最後に届きます。
- 全体告知だけで済ませる。SNSや公式アカウントの投稿は、予約が入っているお客様が読むとは限りません。個別の連絡は別作業として実行します。
- 「また改めてご連絡します」で終える。振替の候補を添えないと、その枠はほぼ空席になります。連絡と候補提示は1通にまとめます。
- 休業日だけを判断して、翌日以降を通常どおりにしておく。振替が入る余白がなくなります。休業を決めた時点で、休業明け数日の受付をどう絞るかまで決めます。
- キャンセル料の扱いを当日に考える。荒天の当日は、いちばん決めるのに向かない時間帯です。平時に決めて掲示しておきます。
- 無理をして開けて、自分やお客様の移動が危なくなる。売上を惜しむ気持ちは分かりますが、閉めた1日の売上は振替で戻せる部分があります。基準を先に決めておくのは、この判断をその場でしないためです。
業態別の差分メモ
同じ臨時休業でも、業態によって気をつける点が少し変わります。
- 美容室・ネイル・まつげ: 1件あたりの施術時間が長く、振替の枠を確保しにくい業態です。休業明けの数日は新規のネット受付を絞り、振替のための余白を先に確保しておくと収まりやすくなります。指名の担当が決まっている場合は、その担当の空きから候補を出します。
- エステ・回数券やコースを扱う店: 回数券やコースの有効期限が絡みます。天災による休業で消化できなかった分の期限をどう扱うか（休業日数分を延長する等）を、平時のポリシーに書き添えておきます。
- 自費の整体・整骨院などの治療院: 通う間隔が空くことを気にされる方が多い業態です。振替の案内では、体調や施術の効果に踏み込んだ説明は避け、次にいつ通えるかという通い方の案内に留めます。2025年のあはき柔整の広告ガイドライン改正で、ホームページやSNS、地図サービスの表示まで規制の対象になっている点も念頭に置いてください。
- 予約が1日数組の完全予約制の店: 1件の振替が翌週以降に押し出されやすい形です。候補日時を出すときは、翌週まで含めて3つ提示するほうが決まりやすくなります。
なお、お盆や年末年始のように前もって計画して休む場合の告知は、進め方が別物です。そちらはサロンのお盆・夏季休業のお知らせ｜予約を止める設定と伝え方にまとめています。
まとめ
台風や大雪での臨時休業は、当日の判断力ではなく、事前の決め事で結果が変わります。ポイントは3つです。（1）休むと決める条件を、天気が荒れる前に自分の言葉で1行書いておく。判断材料は、自店の市区町村に出ている警報、自分とお客様の移動手段、沿線の計画運休の発表です。（2）決める時刻を「前日の夕方に仮決め・当日◯時に最終決定」の2段階で置く。締切は、いちばん早い予約のお客様が家を出る前に届くかどうかです。（3）連絡は来店時刻の早い人から、普段つながっている経路で、振替候補を2〜3個添えて1通で出す。
そして、休業明け数日の受付を絞って振替の余白を作ること、キャンセル料の扱いを平時に決めて掲示しておくこと。この2つを済ませておけば、次に台風が近づいた朝、決めることは「基準に当てはまるかどうか」だけになります。
悪天候の日の予約を止めるところまで整えるなら
ここまでの手順は、紙の予約台帳とスマホだけでも回せます。ただ、休業を決めたあとに残る「その日のネット予約の受付を止める」「その日の予約客を一覧で確認する」の2つは、道具があるほうが速く終わります。SALONA（サローナ）は、店舗全体の臨時休業日を登録すればその日のネット予約の受付が止まり、予約台帳からその日の予約客をまとめて確認できます。予約・電子カルテ・売上管理・顧客管理・LINE連携まで全部込みで月額¥4,980（最安水準・2026年7月時点、主要なサロン向け予約管理ツールとの比較・自社調べ）です。
よくある質問（FAQ）
Q. 台風のとき、休むかどうかはいつまでに決めればよいですか。
A. 一律の時刻ではなく、逆算で決めます。その日いちばん早い予約のお客様が家を出る時刻から、支度の時間を引いた時刻が締切です。10時の予約で片道30分・支度30分なら、朝8時台には決着させたい計算になります。あわせて前日の夕方に「営業／短縮／休業」の仮決めをしておくと、当日の判断が照合だけで済みます。
Q. 当日の朝に休業を決めた場合、予約のお客様にはどの順番で連絡すればよいですか。
A. 予約リストの上からではなく、来店時刻が早い人から順に連絡します。手段は、その人と普段やり取りしている経路（電話の常連には電話、メッセージが速い人にはメッセージ）を使うのがいちばん届きます。1度で反応がなければ、時間を置いて別の経路で追いかけ、留守番電話やメッセージには休業の事実と振替候補を残しておきます。
Q. 天災で臨時休業した場合、キャンセル料はどう扱えばよいですか。
A. 状況によらない一律の答えがあるわけではないため、平時のうちに自店のポリシーとして決め、予約時に見える場所に掲示しておくのが現実的です。決めておきたいのは、店の判断で休業した場合の扱い、お客様の判断で来店を取りやめた場合の扱い、振替の有効期限の3点です。個別の事情で判断に迷う場合は、専門家にご相談ください。
運営: 株式会社art crat.／SALONA編集部
公開日: 2026-07-28 最終更新: 2026-07-28
本記事のお客様の声は、SALONA利用サロンへのヒアリングに基づき、特定できない形に匿名化して掲載しています。
参照した一次情報: 気象庁「気象警報・注意報」／気象庁「気象警報・注意報の種類」／国土交通省「計画運休・運転再開時における情報提供タイムラインのモデルケース」