美容室の予約方法を変更するときのお客様への案内｜段取りと文例

美容室で予約方法を変更するとき、お客様への案内で差がつく

予約の受け方を変えると決めた。あとはお客様に伝えるだけ、と思ったところで手が止まります。いつ言えばいいのか、何と書けばいいのか、長く通ってくださっている方が戸惑わないか。切り替えそのものより、この案内のほうが難しいところです。順番さえ決めれば、やることは3つに収まります。

この記事でわかること

• 告知の前に店側で決めておく3つと、猶予期間の決め方
• 誰に・どの順で伝えるか（いちばん落ちる層はどこか）
• そのまま使える告知の文例3パターンと、操作に慣れていない方への段取り

結論：告知日から逆算して、切替日と解約日を決める

先に答えを書きます。案内でつまずく店のほとんどは、順番が逆になっています。

多くの場合、先に決まるのは「今のツールをいつ解約するか」です。解約日が決まってから、残った日数で告知を考えます。すると助走が足りません。長く来てくださっている方ほど来店の間隔が空くので、告知から解約までのあいだに一度も来店しない方が出ます。その方は、次に予約しようとしたときに初めて変更を知ることになります。

正しい順番はこうです。

1. 告知を始める日を先に置く
2. そこからお客様の来店周期の1周分を足して、猶予期間の終わりを決める
3. その後ろに、新しい入口だけにする日と今のツールの解約日を置く

決めるのは日付だけではありません。告知の前に、店側で答えを持っておく項目が3つあります。ここが空欄のまま告知すると、お客様からの質問に答えられず、かえって問い合わせが増えます。

順に見ていきます。

案内が伝わらないのは、店側の決めごとが足りていないから

「予約方法が変わりました」という一文だけの貼り紙を、見たことがあると思います。あれが伝わらないのには理由があります。

お客様が知りたいのは、変わったことではなく自分がどうすればいいかだからです。次の予約はどこから取るのか、電話はもう使えないのか、今入っている予約はどうなるのか。この3つに答えていない告知は、読まれても行動につながりません。

そしてもう1つ。案内が長引く店には、共通した状態があります。

• 切替日が「今月中」のようにぼんやりしている
• 古い受け方をいつまで受けるかを決めていない
• 電話やメッセージでの受付を残すのか、店主自身が決めかねている

この状態で告知を出すと、お客様から質問が来るたびに答えが変わります。「電話でもいいですか」に、その日の気分で「いいですよ」と答えたり「なるべくネットで」と答えたりする。お客様の側では、どちらが本当なのか分からなくなります。案内の文面より先に、店側の決めごとを固めるほうが早いというのは、このためです。

伝える前に、店で決めておく3つ

紙に3行書き出すだけです。10分で終わります。

① 新しい入口に切り替える日

「◯月◯日から」と、日付で決めます。月初か、休業日の翌日が扱いやすい日付です。予約が集中する時期の直前は避けます。慣れていない時期と忙しい時期を重ねないためです。

② 古い受け方をいつまで受けるか（猶予期間）

ここが本題です。①の日を過ぎても、古い入口からの予約や電話での依頼をしばらく受けるのか、その日でぴたりと止めるのか。ほとんどの店は、しばらく受ける形になります。であれば、いつまで受けるかを先に決めておきます。決めていないと、半年後もなんとなく古い受け方が残ります。

③ 電話やメッセージでの受付を、今後も残すか

猶予期間が終わった後の話です。全部をネット予約に寄せるのか、電話も恒久的に残すのか。ここは後述するとおり、残すという判断も正解です。ただし、決めていないことだけが問題になります。

この3つが決まると、お客様からのどんな質問にも同じ答えを返せます。スタッフがいる店なら、この3行をそのまま共有しておきます。答えがぶれないことが、お客様の安心につながります。

猶予期間は「◯か月」ではなく、お客様の来店周期の1周分で決める

猶予期間の長さに、業界共通の正解はありません。「1〜2か月が普通」と言い切れるものでもありません。決め方はシンプルです。

お客様全員が、最低1回は新しい入口を通る時間を確保する

これだけです。来店の周期が1か月半のサロンなら、猶予は1か月半あれば足ります。3か月に一度のご来店が中心なら、3か月要ります。半年に一度の方がいるなら、その方は猶予期間中に来店しない前提で、別の手を打つことになります。

自店の周期が分からなければ、直近1年の来店履歴から同じお客様の来店間隔の平均を出します。台帳でも手帳でも構いません。上位のお得意様20人ぶんを数えるだけでも、おおよその形は見えます。

ここで気をつけたいのが、順序の罠です。

今のツールの解約日が先に決まっていると、そこから逆算する形になります。「9月で解約だから、8月中に案内しよう」と考えると、来店周期が3か月の店では、1か月では回りません。解約日は、告知日と猶予期間を決めた後に置くのが本来の順番です。契約の縛りや満了日の都合で動かせない場合もありますが、その場合でも「解約日は動かせない」という事実を先に把握したうえで、猶予期間の不足分をどう埋めるかを考えることになります。契約書の満了日や自動更新の期限は、告知の計画を立てる前に確認しておいてください。

新旧を並行して動かすあいだの店内作業の進め方は予約システムの乗り換えは並行運用で進める｜切替日の決め方と手順、顧客データを運ぶ手順はサロンの予約システム乗り換え「やることリスト」全手順が対応します。この記事は、そのあいだに走る「お客様への案内」の部分を扱っています。

誰に、どの順で伝えるか

全員に同時に伝えようとすると、かえって漏れます。3つの層に分けて、順番に手当てします。

第1層：いま来店中のお客様（最優先・最も伝わる）

お会計や仕上げの待ち時間に、口頭で伝えます。ここがいちばん確実です。さらに、その場で1回だけ操作してもらうと、案内は完了します。次回の予約をその場で取る運用なら、新しい入口から取ってもらえば、それだけで体験が済みます。

紙のご案内を1枚渡すのも有効です。口頭だけだと、帰宅するころには忘れられます。

第2層：次の来店がすでに決まっている方

予約済みの方には、来店前のご連絡のタイミングで一言添えます。前日のリマインドを送っているなら、その文面の末尾に1行足すだけで足ります。「今入っているご予約はそのまま有効です」を明記するのを忘れないでください。ここが不安の中心です。

第3層：しばらく来ていない方（いちばん落ちて、いちばん手段が少ない）

最も抜けるのがこの層です。来店していないので口頭では伝えられず、連絡先が古いことも多く、そもそも届いたかどうかが分かりません。

まず、一斉に届ける手段が自店にあるかを確認します。公式LINEの一斉配信、メールマガジン、SNSの投稿。いずれも全員に届く前提では考えないほうが安全です。LINEの一斉配信は配信できる通数に料金プランごとの上限があり、そもそもお友だち登録をしていない方には届きません。メールは受信側で迷惑メールに振り分けられることがあります。SNSは見ている方にしか届きません。

現実的なのは、次の組み合わせです。

• 使える一斉の手段では、ひととおり流しておく（届いた方はそれで済む）
• 店頭・ホームページ・SNSのプロフィール欄など、お客様が自分で探しに来る場所を先に新しい入口へ差し替える
• それでも届かない方は、次にご来店・ご連絡いただいたときに個別で案内する前提で設計しておく

3つ目が肝心です。第3層を告知だけで全員カバーするのは難しいので、「取りこぼす前提で、受け取る側の間口を広く開けておく」ほうが結果的に取りこぼしが減ります。掲載媒体を解約する場合の顧客の引き継ぎはホットペッパー解約前の準備リスト｜顧客データの引き継ぎ手順にまとめています。

告知文に入れる4つの要素と、そのまま使える文例

冒頭に書いたとおり、「予約が新しくなりました」だけでは動けません。お客様が次に取る行動が1つに定まらないからです。入れる要素は4つです。

いちばん忘れられやすいのが③です。変更の告知は、書き手が「変わること」に意識を向けるので、変わらないことが書かれません。読む側にとっては、そちらのほうが知りたい情報です。

以下は、そのまま差し替えて使える文例です。

（1）店頭掲示・お渡しカード用

ご予約方法の変更のお知らせ

◯月◯日より、ご予約の受付方法を新しくいたします。
新しいご予約はこちらから承ります。 → （リンク／QRコード）

・現在お取りいただいているご予約は、これまで通り有効です。
・お電話でのご予約も、これまで通り承ります。
・◯月◯日までは、これまでの方法でもご予約いただけます。

ご不明な点は、スタッフまたは◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯までお気軽にお問い合わせください。

（2）個別のご連絡・リマインドに1行添える場合

◯月◯日◯時のご予約、お待ちしております。
なお、◯月◯日よりご予約方法が新しくなります。今回のご予約はそのまま有効です。 次回からはこちらのリンクからお取りいただけます → （リンク）　お電話でも変わらず承りますので、ご都合のよい方法でどうぞ。

（3）SNS・一斉のお知らせ用

【ご予約方法が変わります】
◯月◯日より、ご予約の受付を新しい方法に切り替えます。
変わるのはご予約の入口だけで、メニュー・料金・営業時間はこれまで通りです。
◯月◯日までは、これまでの方法でもご予約いただけます。お電話も引き続き承ります。
ご予約はこちら → （リンク）

文面の細かい言い回しより、4つの要素が入っているかどうかだけを確認してください。とくに③が入っていれば、たいていの不安は先回りできます。

3人のオーナーが、切り替えの前に考えていたこと

ここで、実際に伺った3人のオーナーの声を紹介します。SALONA利用サロンへのヒアリングに基づき、特定できない形に匿名化して掲載します（言い淀みと書き起こしの変換誤りのみ整え、店名やツール名は伏せ字に置き換えています）。3人はそれぞれ別の機会に伺った、別々の方です。

Aさん（仮名）は、解約日が先に決まっている状態から逆算していました。

Aさんは、今お使いのツールの解約を進めているところでした。話し合いの予定が翌週に入っており、翌月末には契約が終わることが分かっている。その状況で、Aさんが最初に口にしたのはお客様のことでした。

勝手にやっちゃうと、ちょっとご年配の方が多くて、パニックになっちゃうので

そして、こう続きます。

で、ちょっとある程度余裕を持って使いたいなって思って

この2つの発言が、この記事の骨格そのものです。解約日は決まっている。だから、そこから逆算して助走の時間を取りたい。 Aさんは、切り替えを作業ではなく、お客様が慣れるまでの期間として捉えていました。

注目したいのは、Aさんが「ご年配の方には難しい」とは言っていないことです。言っているのは「勝手にやっちゃうと」です。つまり、問題は年齢ではなく、説明なしに切り替えることのほうにある、という認識です。ここは案内を設計するうえで大事な区別だと思います。

Bさん（仮名）が確認したのは、既存の予約リンクの飛び先でした。

Bさんのサロンでは、公式LINEに予約の導線を置いていました。お客様はそこから予約する習慣がついています。その状態で、Bさんはこう確認されました。

今、私の公式LINEで「予約する」って押したお客様は、今〔新しい予約先〕の予約になってるんですか

今まで〔以前の掲載媒体〕のリンクだったじゃないですか。でも今〔新しい予約先〕になったじゃないですか

これは困りごとの訴えではなく、状況を確かめる質問です。ただ、ここに実務上の論点が1つあります。お客様が使い慣れているのは「予約する」というボタンであって、その先がどこにつながっているかではない、という点です。

だから、店側が真っ先に差し替えるべきなのは、お客様がすでに習慣として押している場所です。公式LINEのメニュー、SNSのプロフィール欄、ホームページの予約ボタン、Googleのビジネスプロフィール。ここが古いままだと、いくら告知を出しても、お客様は古い入口に着地し続けます。逆にここさえ差し替わっていれば、告知を見逃した方も自然に新しい入口へ流れます。告知文を練るより、リンクの張り替えを先に済ませるほうが早く行き渡ります。

Cさん（仮名）は、お客様に一度だけ手間をかけてもらう判断をしました。

Cさんが考えていたのは、過去の顧客データをどこまで運ぶかでした。すべてを運ぶ方法もあるなかで、Cさんが選ぼうとしたのはこちらです。

まあでも、お客様にご予約していただく際に、1番最初だけ「ごめん、ちょっと手間だけど名前とあれだけ入れてね」っていうので積み上げていっても、別に、問題はないのかなっていう気はしないことはないんですけどね

「ごめん、ちょっと手間だけど」と、お客様に率直に言う。この頼み方は、移行期にとても向いています。移行の案内でいちばん多い迷いが「お客様に手間をかけさせるのは失礼ではないか」だからです。

実際には、一度きりの入力を、店主が自分の言葉で頼むことを、お客様の側は嫌がらないことが多いものです。むしろ、黙って切り替えて何も説明がないほうが不安になります。Aさんの「勝手にやっちゃうと」と、Cさんの「ごめん、ちょっと手間だけど」は、別々の方の発言ですが、同じことを言っています。説明があるかどうかが分かれ目です。

全員をネット予約に移すのが正解ではない

ここは、切り替えの相談を受けていていちばん誤解されているところです。

予約方法を変えるとき、多くの店主が「全員をネット予約に移すこと」を目標に置きます。全員が移れば成功で、電話が残るのは失敗だ、という考え方です。この目標設定が、案内をこじらせます。

目標を「全員を移す」に置くと、移らない方が問題に見えてきます。 何度も声をかけ、それでも電話でかけてくる方に対して、店側にわずかな苛立ちが生まれる。その空気は伝わります。長く通ってくださっている方ほど、その空気に敏感です。

現実的な目標はこちらです。

予約の大半がネットから入るようにする。残りは電話で受ける。

割合の目安は店によりますが、電話が1割から2割残ると想定しておくと、運用が安定します。もともとネット予約を導入している店でも電話が減らないのには構造的な理由があり、それは予約サイトがあるのに電話予約が減らない理由｜電話対応を減らす導線設計にまとめています。ただし、その記事の内容は移行が落ち着いた後の話です。 移行期にかぎっては、逆の判断をおすすめします。電話は残す。むしろ、残すと明言する。

理由は3つあります。

1. 電話が残っていると、告知の第3層を拾える。 案内が届かなかった方が電話をくださったときが、個別に案内できる最後の接点になります。ここを閉じると、その方はそのまま来店しなくなります。
2. 「電話も受けます」の一文が、ネット予約への移行を進める。 逃げ道があるほうが、人は新しい方法を試します。逃げ道を塞ぐと、試す前に諦めます。
3. 電話が何件残るかで、猶予期間の延長を判断できる。 電話の件数は、案内が行き渡ったかどうかの指標として使えます。

導線を絞るのは、切り替えが落ち着いてからで間に合います。移行期に2つのことを同時にやろうとすると、どちらも中途半端になります。

操作に慣れていないお客様への段取り

「デジタルが苦手な方への対応」を、精神論ではなく所作に落とします。前提として、年齢で線を引かないことです。慣れていないのは操作であって、その方ではありません。

① 会計の待ち時間に、最初の1回だけ一緒にやる

これが最も確実です。説明ではなく、その場で1回通してもらう。お客様のスマートフォンで、新しい入口を開いて、次回の予約を取るところまで一緒に進めます。所要は2〜3分です。一度通れば、次からは自分でできます。

コツは、店側が代わりに操作しないことです。お客様の指で押してもらいます。見ているだけでは覚えられません。

② リンクを書いた小さなカードを渡す

その場で操作しない方には、紙で渡します。名刺サイズで足ります。載せるのは、QRコード、短いURL、店の電話番号の3つだけです。文字は大きめにします。ご自宅で家族に見せながら登録される方もいるので、渡す形にしておくと届く範囲が広がります。

③ 「分からなければ電話してください」を口頭で添える

紙に書いてあっても、口で言うのとでは受け取り方が変わります。詰まったときに連絡してよい、と分かっていることが、試してみる後押しになります。

④ 移らない方の人数を、あらかじめ見積もっておく

何人かは電話のまま残る前提で設計します。「20人くらいは電話のままかもしれない」と最初に見積もっておけば、実際に残っても計画どおりです。見積もっていないと、同じ結果が「失敗」に見えます。

切り替えたあとに確認すること

告知して終わりにせず、3つだけ見ます。数えるのは月に一度で足ります。

① 古い入口からの予約が、いつゼロになったか

猶予期間中の予約が、どちらの入口から入っているかを数えます。古い側が数件まで減ったら、猶予期間を終える判断ができます。ゼロにならないうちに締め切ると、その数件が予約を取れないまま消えます。

② 告知が届かないまま、来ていない方がいないか

前回の来店から、普段の来店周期の2倍が過ぎている方を洗い出します。切り替えのタイミングと重なっているなら、案内が届いていない可能性があります。この方には個別にご連絡します。切り替えとは関係なく足が遠のいた方もいるので、サロンの休眠顧客を最終来店日で掘り起こす｜秋に常連を呼び戻す手順の考え方とあわせて見ると整理しやすくなります。

③ 猶予期間を延ばすかどうか

延ばす判断のラインを先に決めておきます。たとえば「猶予終了の2週間前の時点で、古い入口からの予約が全体の2割以上あるなら1か月延ばす」といった形です。感覚で延ばすと、延々と終わりません。数字を決めておけば、延ばすのも終えるのも、同じ基準で判断できます。

案内でよくある失敗

• 解約日から逆算して告知期間を決める。 順番が逆です。告知日と猶予期間を先に置いてから、解約日を置きます。
• 「予約方法が変わりました」だけを掲示する。 4要素（いつから／何が変わるか／今まで通りできること／連絡先）のうち3つが抜けています。
• 「今のご予約は有効です」を書かない。 お客様がいちばん不安なのはここです。1行で済みます。
• 告知文を練る前に、リンクを差し替えていない。 お客様が押し慣れている場所（公式LINEのメニュー、SNSのプロフィール、ホームページの予約ボタン）が古いままだと、告知を見た方も古い入口に着地します。
• 一斉配信で全員に届いた前提で進める。 登録していない方、通数の上限、迷惑メール。届かない経路のほうが多いと考えておきます。
• しばらく来ていない方を、告知だけでカバーしようとする。 ここは取りこぼす前提で、次に接点ができたときに個別で案内する設計にします。
• 電話受付を切り替えと同時にやめる。 移行期は残すほうが安全です。導線を絞るのは落ち着いてからにします。
• お客様に説明せずに切り替える。 手間をかけてもらうこと自体より、説明がないことのほうが不満につながります。
• 猶予期間の終わりを決めずに始める。 終わりがないと、半年後も古い受け方が残ります。
• 年配の方を「できない方」として扱う。 必要なのは配慮ではなく、最初の1回を一緒にやる2〜3分です。

業態で変わるところ

同じ段取りでも、詰まる場所は業態で変わります。

• 美容室・理容室 … 来店周期が1〜3か月と幅があるため、猶予期間の設定がいちばん難しい業態です。周期の長いお客様に合わせると解約日まで届かないことがあるので、その場合は「猶予期間中に来店予定のない方」を先に抽出して、個別のご連絡に回します。次回予約をその場で取る運用なら、第1層への案内だけで大半が片づきます。
• まつげ・ネイル … 来店周期が3〜4週間と短く、猶予期間も短くて済みます。1か月ちょうどで全員が1周するため、切り替えは比較的スムーズに進みます。そのぶん回転が速いので、切り替え直後の1〜2週間に問い合わせが集中します。その週は予約枠を少し余裕を持たせておくと安心です。
• エステ・脱毛 … 回数券や継続コースをお持ちの方がいる場合、「残っている回数はそのまま使えます」を告知文に明記します。予約方法の変更と、契約内容の変更を混同されやすいためです。ここは③（今まで通りできること）の重要度が最も高い業態です。
• 自費の整体・整骨院・鍼灸など … ご年配の方の比率が高い院が多く、第1層での口頭案内の比重が上がります。受付での2〜3分を、施術後の説明の一部として組み込んでおくと定着します。なお、予約方法の変更をホームページやSNSに掲載する際は、2025年のあはき柔整の広告ガイドライン改正で表示が規制の対象になっています。書けるのは予約方法やメニューの案内までで、施術の効果や効能に触れる表現は使いません。
• スタッフがいる店 … 決めておく3つを紙で共有します。口頭案内を分担する以上、答えが人によって違うとお客様が混乱します。「電話も受けます」「今の予約は有効です」の2つは、全員が同じ言い方をできるようにしておきます。

まとめ

予約方法の変更をお客様に案内する手順は、次の順番になります。

1. 店側で3つを決める。 切替日、猶予期間の終わり、電話やメッセージの受付を今後も残すか。
2. 猶予期間は、お客様の来店周期の1周分で決める。 全員が最低1回は新しい入口を通る時間を確保します。「◯か月が正解」という業界の基準はありません。
3. 告知日から逆算して、解約日を置く。 解約日を先に決めると助走が足りなくなります。
4. 告知文より先に、リンクを差し替える。 お客様が押し慣れている場所が古いままでは、告知は届きません。
5. 3つの層に分けて伝える。 来店中の方には口頭とその場で1回、予約済みの方には「今の予約は有効です」を添えて、しばらく来ていない方は取りこぼす前提で受け皿を広げます。
6. 告知文には4要素を入れる。 いつから／何が変わるか／今まで通りできること／連絡先。とくに3つ目を落とさないことです。
7. 全員を移そうとしない。 移行期は電話を残すほうが、結果としてネット予約への移行が進みます。
8. 切り替え後は3つを数える。 古い入口からの予約件数、案内が届いていないまま来ていない方、猶予を延ばす基準。

切り替えがうまくいった店とそうでない店の違いは、ツールの性能ではなく、この順番を守ったかどうかにあります。決めごとを3行書き出すところから始めてみてください。

移行の案内を、渡せる形にしておくなら

案内は、口で伝えるより「渡せる形」にしておくほうが進みます。SALONA（サローナ）は、予約の入口をリンクやQRコードで配れるので、店頭の掲示やお会計時のひと声にそのまま使えます。予約・電子カルテ・顧客管理・売上管理・LINE連携まで含めて月額¥4,980（最安水準。2026年8月時点・予約専用ツールに各機能を別契約で足した構成との比較・自社調べ）。30日間の無料トライアルはクレジットカードの登録なしで始められ、今お使いのシステムを残したまま並行して試せます。顧客データはサポートがお預かりして移行をお手伝いします。

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よくある質問（FAQ）

Q. 予約方法の変更は、どれくらい前からお客様に案内すればいいですか。
A. 「何か月前」で決めるより、お客様の来店周期の1周分を確保する考え方が確実です。来店周期が1か月半の店なら1か月半、3か月の店なら3か月です。全員が最低1回は新しい入口を通る時間を取る、という基準です。注意したいのは順序で、今お使いのツールの解約日から逆算すると助走が足りなくなります。告知を始める日を先に置き、そこに猶予期間を足し、その後ろに切替日と解約日を置いてください。猶予期間中に来店予定のない方には、個別のご連絡で先に案内します。

Q. 予約方法を変えるとき、電話予約は残すべきですか。
A. 移行期にかぎっては、残すことをおすすめします。理由は3つあります。案内が届かなかった方と接点を持てる最後の経路になること、「電話も受けます」の一文があるほうがお客様は新しい方法を試しやすいこと、そして電話の残り件数が案内の行き渡り具合の目安になることです。導線をネット予約に絞るのは、切り替えが落ち着いてからで間に合います。切り替えと導線の整理を同時にやろうとすると、どちらも中途半端になります。

Q. お客様に情報を入力し直してもらうのは失礼ではないでしょうか。
A. 一度きりの入力であれば、率直にお願いすれば受け入れられることが多いものです。実際に、ヒアリングでも「最初だけ、手間だけど名前を入れてねと伝えて積み上げていけばいい」と判断されたオーナーがいらっしゃいました。問題になるのは手間そのものより、説明がないまま切り替わることのほうです。お会計の待ち時間に「次回からこちらでお願いします、最初だけお名前の入力をお願いします」と一言添え、その場で1回だけ一緒に操作すれば、たいていはそれで完了します。過去の来店履歴や売上のデータを引き継ぎたい場合は、移行の相談時に運べる範囲を確認してください。

運営: 株式会社art crat.／SALONA編集部
公開日: 2026-08-15　最終更新: 2026-08-15
小規模・個人サロン、自費の治療院の経営・集客・ツール選びに、現場の手順で具体的に答えるメディアです。本記事は自社製品SALONAを提供する立場で執筆しており、他社ツールや掲載媒体の仕様・料金については記載していません。猶予期間や告知のタイミングに業界共通の基準はなく、本記事の目安は自店の来店周期に置き換えてご判断ください。本記事の記載は2026年8月時点のものです。本記事のお客様の声は、SALONA利用サロンへのヒアリングに基づき、特定できない形に匿名化して掲載しています。
本記事は、関連する記事が増えるたびに加筆しています。